En KALLPA FACTURACIÓN S.A.C. consideramos importante proteger la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información de nuestros clientes, usuarios y demás personas cuyos datos personales puedan ser tratados a través de nuestros servicios.

La presente Política de Protección de Datos Personales y Privacidad explica cómo KALLPA recopila, utiliza, almacena, procesa, protege y, cuando corresponde, comunica datos personales en el marco de sus servicios tecnológicos.

KALLPA realiza el tratamiento de datos personales conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa peruana aplicable.

1. Responsable del tratamiento

En adelante, “KALLPA”.

2. ¿Qué son los datos personales?

Los datos personales son aquellas informaciones que identifican o permiten identificar a una persona natural.

Dependiendo de la relación que una persona mantenga con KALLPA, podrán tratarse datos como:

• nombres y apellidos;
• documento de identidad;
• correo electrónico;
• teléfono;
• dirección;
• cargo o función dentro de una empresa;
• datos relacionados con la cuenta de usuario;
• datos relacionados con la contratación del servicio;
• información relacionada con pagos y suscripciones;
• información proporcionada mediante soporte o atención al cliente;
• direcciones IP y registros técnicos;
• información de seguridad y autenticación; y
• cualquier otra información necesaria para proporcionar los servicios contratados o cumplir obligaciones legales.

Tratándose de personas jurídicas, determinada información como razón social o RUC empresarial puede no constituir por sí sola un dato personal; sin embargo, KALLPA también puede tratar datos personales correspondientes a representantes, trabajadores, usuarios autorizados y contactos de dichas organizaciones.

3. ¿Cómo obtenemos la información?

KALLPA podrá obtener datos personales cuando una persona:

• solicita información sobre nuestros productos;
• se registra en nuestra plataforma;
• contrata un producto o plan;
• solicita una demostración;
• utiliza nuestros servicios;
• se comunica con nuestro equipo comercial;
• solicita soporte técnico;
• participa en procesos de implementación o capacitación;
• realiza pagos o renovaciones;
• presenta consultas, reclamos o solicitudes;
• utiliza nuestro sitio web o aplicaciones; o
• proporciona información mediante nuestros canales de atención.

Asimismo, cuando una empresa contrata KALLPA, esta podrá registrar usuarios autorizados pertenecientes a su propia organización.

4. Finalidades del tratamiento

KALLPA podrá tratar datos personales para las finalidades necesarias relacionadas con la prestación de sus servicios.

4.1. Gestión de clientes y usuarios

• crear y administrar cuentas;
• identificar y autenticar usuarios;
• activar productos y suscripciones;
• administrar usuarios autorizados;
• gestionar productos y planes contratados;
• gestionar renovaciones y cancelaciones; y
• mantener la relación comercial y contractual.

4.2. Implementación y soporte

KALLPA podrá tratar información para proporcionar:

• implementación inicial;
• orientación sobre el uso del servicio;
• configuración;
• capacitaciones cuando corresponda;
• atención de consultas;
• soporte técnico;
• diagnóstico de incidencias;
• seguimiento de solicitudes; y
• acompañamiento relacionado con la utilización de KALLPA.

4.3. Pagos y administración

La información podrá ser utilizada para:

• gestionar pagos;
• administrar suscripciones;
• emitir comprobantes correspondientes a los servicios de KALLPA;
• gestionar obligaciones pendientes;
• mantener registros contables y administrativos; y
• cumplir obligaciones tributarias y legales.

4.4. Seguridad

KALLPA podrá tratar datos para:

• proteger cuentas y usuarios;
• detectar accesos no autorizados;
• prevenir fraudes;
• investigar actividades sospechosas;
• mantener registros de auditoría;
• gestionar eventos de seguridad; y
• proteger la infraestructura tecnológica de KALLPA.

5. Comunicaciones relacionadas con el servicio

KALLPA podrá utilizar los datos de contacto proporcionados por sus CLIENTES y usuarios para realizar comunicaciones necesarias relacionadas con la relación contractual.

Estas comunicaciones pueden comprender información sobre:

• activación de cuentas;
• implementación;
• soporte;
• incidencias;
• seguridad;
• suscripciones;
• vencimientos;
• órdenes de pago;
• renovaciones;
• mantenimiento;
• cambios relevantes en el servicio;
• actualizaciones contractuales; y
• demás comunicaciones necesarias para administrar y proporcionar el servicio.

Estas comunicaciones operativas se diferencian de las comunicaciones exclusivamente publicitarias.

6. Comunicaciones comerciales

Cuando corresponda y exista una base legal que lo permita, KALLPA podrá comunicar información relacionada con productos, servicios, promociones, beneficios, novedades o nuevas funcionalidades.

Cuando la legislación requiera consentimiento para determinadas comunicaciones publicitarias o comerciales, KALLPA solicitará dicho consentimiento mediante los mecanismos correspondientes.

Cuando proceda legalmente, el titular podrá revocar su consentimiento para recibir comunicaciones publicitarias sin que ello afecte la prestación de aquellos servicios contratados que no dependan de dicho consentimiento.

7. Canales de comunicación

Dependiendo de la relación existente y de las condiciones aplicables, KALLPA podrá utilizar:

• correo electrónico;
• llamadas telefónicas;
• mensajes de texto;
• WhatsApp;
• notificaciones dentro de la plataforma;
• notificaciones de aplicaciones; y
• otros canales digitales habilitados por KALLPA.

8. KALLPA como plataforma SaaS de facturación electrónica

KALLPA proporciona una plataforma tecnológica bajo modalidad Software como Servicio (SaaS) que permite a sus CLIENTES utilizar herramientas relacionadas con facturación electrónica, gestión empresarial y otras funcionalidades disponibles dentro de los productos contratados.

Como consecuencia de la utilización del servicio, los CLIENTES pueden ingresar y procesar información correspondiente a sus propios clientes, proveedores, trabajadores, contactos u otros terceros.

Esto significa que KALLPA puede almacenar o procesar información que no fue obtenida directamente de la persona titular del dato, sino que fue registrada en la plataforma por un CLIENTE de KALLPA dentro de su actividad empresarial.

9. Datos ingresados por los CLIENTES de KALLPA

El CLIENTE es responsable de los datos personales que recopile e ingrese a KALLPA dentro de sus propias operaciones comerciales.

El CLIENTE deberá contar con la legitimación, autorización o base legal correspondiente para recopilar, registrar y utilizar dicha información.

KALLPA procesará esta información en el ámbito necesario para proporcionar el servicio contratado.

Asimismo, KALLPA no utilizará los datos personales ingresados por sus CLIENTES para finalidades propias incompatibles con la prestación del servicio contratado.

10. Información utilizada en facturación electrónica

Cuando el CLIENTE utilice KALLPA para emitir, generar, gestionar, consultar o procesar comprobantes de pago electrónicos u otros documentos electrónicos, podrá ingresar información correspondiente a sus propios clientes, proveedores u otros terceros.

Dependiendo de la operación realizada, esta información podrá comprender:

• nombres y apellidos;
• documento de identidad;
• RUC;
• dirección;
• correo electrónico;
• teléfono;
• información comercial relacionada con la operación;
• productos o servicios adquiridos;
• importes;
• fechas;
• datos necesarios para la emisión del documento; y
• cualquier otra información necesaria conforme al tipo de operación realizada.

KALLPA procesará dicha información únicamente en la medida necesaria para ejecutar las funcionalidades contratadas, generar y gestionar documentos electrónicos, proporcionar soporte, mantener registros técnicos y realizar las comunicaciones o procesos tecnológicos necesarios.

11. SUNAT y operadores relacionados con facturación electrónica

La prestación de determinadas funcionalidades de facturación electrónica puede requerir el procesamiento o transmisión de información hacia sistemas de SUNAT y/o proveedores tecnológicos que intervengan legítimamente en los procesos correspondientes.

KALLPA podrá procesar y transmitir la información necesaria para ejecutar las operaciones solicitadas por el CLIENTE.

El alcance de dichas comunicaciones dependerá de la funcionalidad utilizada, de la normativa tributaria aplicable y de los operadores tecnológicos que intervengan en el proceso.

12. Proveedores tecnológicos

Para operar su plataforma, KALLPA podrá utilizar proveedores especializados que proporcionen servicios tecnológicos necesarios para su funcionamiento.

Estos servicios pueden incluir:

• infraestructura de computación en la nube;
• almacenamiento;
• bases de datos;
• copias de seguridad;
• seguridad informática;
• correo electrónico;
• mensajería;
• notificaciones;
• procesamiento de pagos;
• monitoreo técnico;
• servicios de soporte tecnológico; y
• otros servicios razonablemente necesarios para operar KALLPA.

Los proveedores podrán acceder únicamente a aquella información que resulte necesaria para prestar el servicio correspondiente, de acuerdo con las condiciones aplicables.

13. Transferencias nacionales e internacionales

Algunos proveedores utilizados por KALLPA pueden operar infraestructura o servicios tecnológicos ubicados fuera del territorio peruano.

Como consecuencia, determinados datos personales podrán ser almacenados, procesados o respaldados en otros países cuando ello resulte necesario para la prestación del servicio.

KALLPA realizará las transferencias nacionales o internacionales que correspondan conforme a la legislación peruana aplicable y adoptará las medidas razonablemente necesarias para proteger la información.

14. Comunicación por obligación legal

KALLPA podrá comunicar información cuando exista una obligación legal o cuando sea requerida válidamente por una autoridad competente.

Asimismo, podrá conservar o utilizar determinada información cuando resulte necesario para formular, ejercer o defender derechos conforme a ley.

15. KALLPA no vende datos personales

La información únicamente será tratada o comunicada cuando exista una finalidad relacionada con la prestación del servicio, una obligación legal, una autorización cuando resulte exigible u otra base permitida por la legislación.

16. Bancos de datos personales

Los datos personales respecto de los cuales KALLPA actúe como titular serán incorporados a los bancos de datos personales que correspondan bajo responsabilidad de KALLPA FACTURACIÓN S.A.C.

Los bancos de datos personales sujetos a inscripción serán inscritos o actualizados ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales conforme a la legislación peruana aplicable.

La denominación, finalidad, ubicación y demás información correspondiente a dichos bancos se mantendrá conforme a la información registrada por KALLPA ante la autoridad competente.

17. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados o tratados.

KALLPA podrá conservar determinada información durante un periodo adicional cuando resulte necesario para:

• cumplir obligaciones legales;
• cumplir obligaciones tributarias o contables;
• atender consultas o reclamos;
• resolver controversias;
• acreditar contrataciones;
• mantener registros de auditoría;
• gestionar seguridad;
• prevenir fraude; o
• ejercer o defender derechos.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista una justificación legal para conservarlos, podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o sometidos al procedimiento que corresponda conforme a la normativa aplicable.

18. Copias de seguridad

KALLPA podrá mantener copias de seguridad de la información como parte de sus mecanismos de continuidad, recuperación y seguridad.

Debido a la naturaleza de los sistemas de respaldo, determinada información eliminada de los sistemas operativos podría permanecer temporalmente en copias de seguridad hasta que estas sean reemplazadas o eliminadas conforme a los ciclos técnicos correspondientes.

La información contenida en respaldos no deberá utilizarse para nuevas finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su tratamiento.

19. Seguridad de la información

KALLPA adoptará medidas técnicas, organizativas y de seguridad razonables destinadas a proteger la información frente a:

• acceso no autorizado;
• pérdida;
• alteración;
• destrucción;
• divulgación no autorizada;
• uso indebido; y
• otros riesgos relacionados con el tratamiento.

Estas medidas podrán incluir, según corresponda:

• controles de acceso;
• autenticación;
• administración de permisos;
• registros de actividad;
• copias de seguridad;
• monitoreo;
• medidas de seguridad de infraestructura;
• protección de comunicaciones; y
• procedimientos internos de seguridad.

Ningún sistema tecnológico conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta; sin embargo, KALLPA procurará mantener medidas razonables y apropiadas de acuerdo con la naturaleza de sus operaciones.

20. Credenciales del CLIENTE

El CLIENTE es responsable de proteger los usuarios, contraseñas, tokens, certificados y demás mecanismos utilizados para acceder a su cuenta.

Las credenciales no deberán compartirse con personas no autorizadas.

Cuando el CLIENTE detecte o sospeche que sus credenciales han sido comprometidas deberá comunicarlo a KALLPA mediante sus canales de atención para adoptar las medidas que razonablemente correspondan.

21. Incidentes de seguridad

Cuando KALLPA identifique un incidente de seguridad relacionado con datos personales, realizará las acciones de evaluación, contención, investigación y mitigación que resulten razonablemente necesarias.

Cuando la legislación exija comunicar un incidente al titular de los datos o a la autoridad competente, KALLPA realizará las comunicaciones correspondientes conforme a los requisitos aplicables.

22. Registros técnicos y de actividad

KALLPA podrá registrar determinada información técnica relacionada con el acceso y utilización de sus servicios.

Esta información puede incluir:

• fecha y hora;
• dirección IP;
• usuario;
• dispositivo;
• navegador;
• identificadores técnicos;
• acciones relevantes realizadas dentro de la plataforma;
• eventos de seguridad;
• errores del sistema; y
• otros registros técnicos necesarios.

Estos registros podrán ser utilizados para seguridad, auditoría, soporte, diagnóstico de incidencias, prevención de fraude y funcionamiento de la plataforma.

23. Cookies y tecnologías similares

Los sitios web y aplicaciones de KALLPA podrán utilizar cookies, almacenamiento local, identificadores y tecnologías similares.

Estas tecnologías podrán utilizarse para:

• mantener sesiones;
• autenticar usuarios;
• recordar configuraciones;
• mantener la seguridad;
• prevenir fraude;
• diagnosticar errores;
• analizar técnicamente el funcionamiento del servicio; y
• mejorar la experiencia de utilización.

Cuando determinadas cookies o tecnologías requieran consentimiento conforme a la legislación aplicable, KALLPA implementará los mecanismos correspondientes.

24. Derechos de los titulares de datos personales

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa peruana de protección de datos personales.

Entre ellos se encuentran los derechos de:

Acceso

Permite solicitar información respecto del tratamiento de sus datos personales y acceder a la información que corresponda.

Rectificación

Permite solicitar la actualización o corrección de datos que sean inexactos, incorrectos, incompletos o desactualizados.

Cancelación

Permite solicitar la supresión de datos personales cuando corresponda conforme a la legislación.

Oposición

Permite solicitar el cese de determinados tratamientos cuando concurran las condiciones establecidas por la legislación.

Asimismo, el titular podrá ejercer los demás derechos que la normativa peruana vigente reconozca.

25. ¿Cómo ejercer los derechos sobre datos personales?

Para presentar una solicitud relacionada con sus datos personales, el titular podrá comunicarse con KALLPA mediante:

La solicitud deberá permitir identificar al titular e indicar claramente el derecho que desea ejercer.

KALLPA podrá solicitar la información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y evitar que terceros no autorizados accedan, modifiquen o eliminen información.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos establecidos por la normativa peruana vigente.

26. Limitaciones a la eliminación de información

La presentación de una solicitud de cancelación o eliminación no necesariamente implica que toda la información deba ser eliminada inmediatamente.

KALLPA podrá conservar información cuando exista una obligación o justificación legítima para ello, incluyendo obligaciones:

• tributarias;
• contables;
• contractuales;
• regulatorias;
• de seguridad;
• de prevención de fraude;
• relacionadas con procedimientos o reclamos; o
• necesarias para la formulación, ejercicio o defensa de derechos.

27. Datos ingresados por un CLIENTE y solicitudes de terceros

Cuando una persona solicite a KALLPA ejercer derechos sobre información que fue ingresada a la plataforma por uno de nuestros CLIENTES, KALLPA podrá verificar si dicha solicitud corresponde a información respecto de la cual el CLIENTE actúa como responsable principal del tratamiento.

Cuando corresponda, KALLPA podrá orientar al solicitante para que ejerza sus derechos directamente frente a la empresa o negocio que recopiló sus datos, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan a KALLPA conforme a la legislación aplicable.

28. Reclamos ante la autoridad

Cuando un titular considere que sus derechos relacionados con protección de datos personales no han sido atendidos conforme a la legislación, podrá acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales mediante los procedimientos legalmente establecidos.

Lo anterior no limita los demás mecanismos o acciones reconocidos por el ordenamiento jurídico peruano.

29. Información de menores de edad

Los servicios empresariales de KALLPA no están dirigidos principalmente a menores de edad.

Cuando un CLIENTE registre excepcionalmente datos personales de menores de edad dentro de su propia operación, será responsable de contar con las autorizaciones, bases legales y condiciones necesarias conforme a la legislación aplicable.

30. Uso estadístico e información anonimizada

KALLPA podrá generar información estadística, agregada o anonimizada para analizar el funcionamiento de sus servicios, identificar tendencias de utilización, mejorar la plataforma, dimensionar infraestructura y desarrollar nuevas funcionalidades.

Cuando la información haya sido anonimizada de forma que ya no permita identificar razonablemente a una persona natural, podrá ser utilizada para dichos fines de manera independiente de los datos personales originales, conforme a la legislación aplicable.

31. Modificaciones de esta Política

KALLPA podrá actualizar esta Política debido a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos, de seguridad o relacionados con la evolución de sus servicios.

La versión vigente permanecerá disponible mediante los canales digitales de KALLPA.

Cuando una modificación sea sustancial y resulte necesario comunicarla, KALLPA podrá informar a sus usuarios mediante correo electrónico, notificaciones dentro de la plataforma u otro medio razonable.

32. Relación con los Términos y Condiciones

Esta Política de Protección de Datos Personales y Privacidad complementa los Términos y Condiciones de KALLPA.

Los Términos y Condiciones regulan la contratación, alcance y utilización del servicio, mientras que esta Política regula el tratamiento de datos personales.

En todo lo relacionado con datos personales se aplicará la legislación peruana vigente sobre protección de datos personales.

33. Libro de Reclamaciones

Para reclamos o quejas relacionados con los servicios ofrecidos por KALLPA, el usuario podrá utilizar nuestro Libro de Reclamaciones.

El Libro de Reclamaciones constituye un mecanismo distinto del procedimiento para ejercer derechos específicamente relacionados con protección de datos personales.

34. Contacto